Si vous utilisez Trello depuis un certain temps, vous avez probablement pensé plus d'une fois : « C'est génial, mais j'aimerais qu'il puisse fonctionner de manière autonome. » C'est là qu'intervient Butler, le moteur de… Automatisation des flux de travail dans Trello Il vous fait gagner du temps, vous évite des clics et des erreurs au quotidien. Utilisé correctement, il peut transformer un tableau de bord ordinaire en un véritable outil de productivité.
Outre Butler, Trello compte un grand nombre de Améliorations et intégrations Ces outils vous permettent de connecter vos tableaux à d'autres ressources comme Slack, Google Drive, Jira ou Confluence. En combinant automatisation et connecteurs externes, vous pouvez créer un système de gestion de projet complet, centralisant les informations et minimisant les tâches répétitives, fastidieuses et à faible valeur ajoutée.
Qu'est-ce que Trello et pourquoi est-il si utile pour la gestion de projets ?
Trello est un outil de gestion visuelle basé sur des tableaux, des listes et des cartes, qui est devenu très populaire car il est Simple, flexible et adapté à presque tous les types de projetsChaque tableau représente un projet ou un espace de travail ; à l'intérieur, des listes reflètent généralement le flux (par exemple, En attente, En cours, Terminé) et des cartes représentent des tâches, des idées ou des éléments concrets.
Grâce à ce système, c'est très facile à voir en un coup d'œil ce qui est fait, qui le fait et quel est l'état d'avancement de chaque tâche.En plus de gérer les projets d'équipe, Trello est utilisé pour planifier les calendriers, organiser des réunions et des tâchespour stocker des ressources partagées ou même pour la vie personnelle, comme la gestion des tâches ménagères ou des projets personnels.
L'un des principaux avantages est qu'il réduit considérablement l'utilisation du courrier électronique, car La communication et la documentation du travail sont concentrées sur des fiches.Chaque fiche peut contenir des commentaires, des pièces jointes, des dates d'expiration, des étiquettes, des listes de contrôle et des membres assignés, évitant ainsi les chaînes d'e-mails interminables et dispersées.
Raccourcis clavier et recherches avancées pour travailler plus vite
Avant de se plonger dans l'automatisation de Butler, il est judicieux de tirer parti de quelques fonctionnalités de base qui permettent de gagner de précieuses secondes à chaque action, et donc un temps considérable au final. La première est l'utilisation de Raccourcis clavier Trelloqui vous permettent de vous déplacer et d'agir sans presque jamais toucher la souris.
Un exemple couramment utilisé est la clé B, qui ouvre le menu du tableau de bord Pour localiser rapidement n'importe quel tableau auquel vous avez accès, Trello offre une longue liste de combinaisons : archivage des cartes, déplacement entre listes et navigation entre tableaux. Inutile de toutes les mémoriser : appuyer sur la touche point d'interrogation (?) ouvre un menu contextuel. fenêtre avec tous les raccourcis disponiblesVous pourrez ainsi les intégrer progressivement à votre routine.
Une autre astuce puissante est la recherches avancées dans TrelloIl ne s'agit pas simplement de saisir un mot ; vous pouvez utiliser des opérateurs spéciaux pour filtrer les cartes avec une grande précision. Par exemple, vous pouvez rechercher des cartes provenant d'un tableau spécifique, d'une liste spécifique, des cartes attribuées à un membre d'équipe particulier ou des cartes qui expirent dans une période donnée.
Vous pouvez également faire recherches négatives pour exclure certains termesC'est extrêmement pratique lorsqu'un projet comporte de nombreuses cartes aux noms similaires. Grâce à ces filtres, retrouver une carte perdue sur un grand tableau devient un jeu d'enfant, et vous pouvez personnaliser l'affichage selon vos besoins à tout moment.
Autres fonctionnalités simples de Trello permettant de gagner du temps
Outre les raccourcis et les recherches, Trello inclut plusieurs fonctionnalités très simples qui, utilisées à bon escient, vous permettent de réduire les tâches manuelles et travailler plus confortablementL'une d'elles est la possibilité de créer plusieurs fiches à partir de contenu existant, comme des listes de texte, des feuilles de calcul ou des courriels.
Imaginez que vous ayez une liste de tâches dans un document ou un e-mail ; au lieu de les copier une par une, vous pouvez les coller dans une carte ou utiliser des intégrations pour Chaque ligne devient automatiquement une carte indépendante.C'est idéal lorsque vous démarrez un projet avec beaucoup d'informations déjà écrites en dehors de Trello.
Il est également extrêmement utile de pouvoir joindre les tableaux et cartes associés Si un projet dépend d'un autre, ou si certaines tâches sont liées à d'autres tableaux, il suffit de les lier pour que l'équipe puisse passer d'un tableau à l'autre sans perdre de temps à chercher des liens. Cela permet de centraliser les informations et de mieux comprendre le contexte de chaque tâche.
Une autre option intéressante consiste à suivre des listes ou des forums. De cette façon, vous pouvez Recevez des notifications concernant les activités qui vous intéressent. Même si vous n'êtes pas directement responsable de ces fiches, c'est idéal pour les superviseurs, les chefs de projet ou les collègues qui ont besoin de rester informés sans participer activement à chaque tâche.
Que sont les extensions Trello et comment améliorent-elles vos tableaux ?
Les Power-Ups sont des modules complémentaires qui ajoutent des fonctionnalités supplémentaires aux tableaux et font de Trello une plateforme beaucoup plus puissante. Essentiellement, ce sont Intégrations et extensions qui étendent les fonctionnalités de base de Trellovous permettant d'automatiser les processus, de connecter d'autres applications ou d'améliorer la visualisation des informations.
Avec les bonus, vous pouvez faire des choses comme Synchroniser les calendriers, gérer les fichiers, analyser les données ou intégrer des outils de communicationL'objectif est que vous n'ayez plus à passer d'une application à l'autre pour suivre un projet, mais que le tableau de bord devienne le point central où se trouve tout ce dont l'équipe a besoin.
L'un de ses plus grands atouts est la personnalisation : chaque équipe peut activer uniquement les bonus dont elle a besoin, de sorte que Trello s'adapte aux flux de travail spécifiques Au lieu d'obliger l'équipe à s'adapter à l'outil, Trello peut être utilisé de manières très différentes par les équipes marketing, service client et développement, sur une même base.
Avantages de la personnalisation de Trello avec des extensions
Personnaliser Trello avec des extensions (Power-Ups) offre des avantages à plusieurs égards. Par exemple, vous pouvez améliorer votre façon de percevoir et d'analyser l'informationPar exemple, grâce aux modules d'analyse et de tableaux de bord, vous pouvez transformer les cartes en rapports visuels, en graphiques ou en panneaux de contrôle qui facilitent la prise de décision.
À d'autres égards, les Power-Ups facilitent la communication, car ils permettent Connectez Trello aux outils de messagerie et de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams. Cela réduit les frictions entre les plateformes et évite l'impression que le travail est « éparpillé » sur plusieurs sites. Tout est clairement lié et organisé.
La productivité monte également en flèche lorsque vous ajoutez des Power-Ups axés sur les processus. quelque chose de très utile pour le télétravail, comme Butler ou le Calendrier, parce qu'ils permettent Automatisez les tâches répétitives, organisez les dates clés et gérez les échéances sans avoir à tout surveiller manuellement.En bref, les Power-Ups transforment Trello en une sorte de couteau suisse configurable pour chaque équipe.
Intégration d'outils externes : centralisation du travail
L'un des plus gros problèmes des équipes d'aujourd'hui est qu'elles utilisent trop d'outils à la fois, notamment outils de gestion de projet à distanceCourriel, messagerie instantanée, gestionnaire de fichiers, CRM, plateforme documentaire, etc. : autant de solutions qui fragmentent l’information et complexifient la coordination. C’est là que les Power-Ups prennent tout leur sens. Intégration d'outils externes avec Trello.
Connecter Trello à des applications comme Google Drive, Slack, Confluence Cloud ou JiraLe tableau Trello devient ainsi le point central de toutes vos données importantes. Par exemple, vous pouvez ouvrir un document Drive depuis une carte, consulter l'état d'une tâche Jira ou accéder à une page Confluence sans quitter Trello.
Cette centralisation implique que l'équipe Passez moins de temps à rechercher des informations éparses. et plus de temps pour se consacrer au travail proprement dit. De plus, les erreurs de coordination sont réduites, car chacun peut consulter l'état d'avancement des éléments clés sur le tableau sans avoir à poser de questions ni à naviguer entre les onglets.
Extensions phares : Slack, Google Drive, Confluence, Jira et autres
Parmi le grand nombre de bonus disponiblesCertaines sont devenues pratiquement indispensables pour de nombreuses équipes, notamment lorsqu'elles sont combinées à des flux de travail automatisés :
La mise à niveau de Slack vous permet de lier des conversations à des cartes Trello.Vous pouvez envoyer des cartes vers des canaux Slack, recevoir des notifications d'activité Trello dans un canal spécifique ou, selon vos paramètres, même créer et mettre à jour des cartes directement depuis Slack. Ainsi, votre équipe peut rester dans son environnement de discussion habituel tout en gardant ses tableaux à jour.
Avec la mise à niveau de Google Drive vous permet de joindre des fichiers et des dossiers directement aux cartesConsultez un aperçu des documents et accédez toujours à la dernière version directement depuis Trello. C'est très pratique pour les propositions, les présentations, les cahiers des charges ou tout fichier devant être lié à une tâche en cours.
Intégration avec Confluence Cloud ajoute une couche de documentation très puissanteElle permet de lier des pages Confluence à des cartes, de créer de nouvelles pages depuis Trello et d'accéder à des ressources documentaires sans quitter le tableau. Pour les équipes qui documentent leurs processus et projets dans Confluence, cette connexion apporte un contexte précieux à chaque tâche.
Enfin, la mise sous tension de Jira est essentiel pour les équipes agiles ou de développement logiciel.Il synchronise les tickets, les épopées et les tâches entre les deux plateformes, de sorte que dans Trello, vous pouvez voir l'état actuel des éléments Jira, qui les a assignés et leur progression, sans avoir à vérifier l'intégralité du backlog dans Jira tous les deux jours.
Il existe d'autres Power-Ups axés sur la productivité et l'organisation, comme celui pour Champs personnalisés pour ajouter des informations spécifiques aux cartesUtilisez Card Repeater pour créer automatiquement des tâches récurrentes ou Calendar pour visualiser les échéances et les dates limites dans une vue temporelle plus facile à gérer.
Le répertoire Power-Ups : plus de 200 extensions
Trello possède un répertoire contenant plus de deux cents extensions officielles, en plus des Des bonus créés par la communauté des développeursCe catalogue est organisé par catégories afin de faciliter la recherche de ce dont vous avez besoin en fonction de votre cas d'utilisation.
| Catégorie | Description | Exemples |
|---|---|---|
| Analyse | Outils destinés à améliorer les capacités d'analyse et de reporting de vos planches. | Tableaux de bord, rapports visuels, panneaux de métriques |
| Communications | Intégrations axées sur faciliter l'interaction et la collaboration au sein de l'équipe. | Slack, Microsoft Teams, outils de chat et d'appel vidéo |
| Productivité | Des bonus conçus pour mieux organiser les tâches et automatiser les processus. | Majordome, Calendrier, champs personnalisés, répéteurs de cartes |
Grâce à ces catégories, il est très facile de trouver le Power-Up dont vous avez besoin sans avoir à parcourir toute la liste. De plus, vous pouvez appliquer des filtres par type d'outil ou secteur d'activité, ce qui facilite grandement la recherche. Configurez Trello pour qu'il s'adapte au flux de travail de votre équipe. et assez rapidement.
Comment activer et gérer les Power-Ups sur vos tableaux de bord
Activer un Power-Up dans Trello est très simple. Depuis n'importe quel tableau, ouvrez le menu latéral et accédez à la section Power-Up. « Power-Ups » pour ajouter de nouvelles intégrationsUne fois sur la page, vous verrez le répertoire complet et vous pourrez effectuer une recherche par nom ou filtrer par catégorie.
Lorsque vous trouvez le bonus qui vous intéresse, il vous suffit de cliquer sur l'option pour « Ajouter une extension » et suivez les étapes d'installationce qui comprend généralement l'autorisation d'accès au compte de service externe (par exemple, votre compte Google, Slack, etc.) et le réglage de certaines préférences de base.
Si vous souhaitez à tout moment modifier les paramètres de fonctionnement ou désactiver une mise sous tension, vous pouvez revenir au menu de « Augmentations » du tableau de bord et accès aux paramètres de chaque intégrationDe là, vous pouvez modifier les options, déconnecter les comptes liés ou désactiver l'extension lorsque vous n'en avez plus besoin.
Il est important de noter que dans la version gratuite de Trello, chaque tableau ne peut avoir qu'un seul bonus actif à la fois. Pour utiliser plusieurs bonus simultanément, Il est nécessaire de souscrire à l'un des forfaits de paiement. (comme les formules Standard, Premium ou Entreprise). Ces formules incluent généralement des limites d'utilisation plus élevées pour les automatisations Butler et d'autres fonctionnalités avancées.
Automatisez les tâches répétitives dans Trello
De nombreuses actions que nous effectuons quotidiennement dans Trello sont répétitives : déplacer des cartes vers des listes, assigner des membres, définir des échéances, ajouter des étiquettes, archiver les tâches terminées, etc. Automatiser ces processus est l’un des meilleurs moyens de… gagner du temps et minimiser les erreurs humaines en gestion de projet.
Certaines automatisations peuvent être réalisées avec de simples Power-Ups, comme le répéteur de cartes pour créer automatiquement des tâches récurrentes (par exemple, une liste de contrôle de fin de mois), ou via des outils externes tels que Zapier ou IFTTT, qui vous permettent de générer des cartes à partir d'événements provenant d'autres applications (un e-mail Gmail, une note Evernote, un événement Google Agenda, etc.).
Cependant, la véritable clé de l'automatisation dans Trello réside dans Butler. Ce système est conçu pour que n'importe qui, sans connaissances en programmation, puisse… définir des règles et des commandes qui s'exécutent automatiquement en réponse à des actions spécifiques au sein du conseil d'administration. Autrement dit, transformez votre façon de travailler en une sorte de « si ceci se produit, faites cela ».
Butler : Le moteur d'automatisation de Trello
Butler est une suite d'outils intégrée à Trello qui permet de créer des règles, des boutons et des automatisations pour les cartes, les listes et les tableaux entiers. Son objectif principal est Éliminez les tâches manuelles répétitives et rationalisez le flux de travail de l'équipe.Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le contenu plutôt que sur les aspects techniques.
Ce qui est intéressant, c'est que Butler utilise une interface de type assistant où vous saisissez des phrases comme « quand ceci se produit, faites cela ». Vous n'avez pas besoin d'écrire de code ; il vous suffit de… Vous sélectionnez les déclencheurs et les actions dans des menus déroulants. Cela permet à chacun de concevoir des automatisations sans dépendre de l'équipe technique.
Butler propose plusieurs façons d'automatiser le plateau : des règles qui se déclenchent automatiquement par certaines actions, commandes de carte ou de plateau lancées en appuyant sur un bouton et des automatisations programmées par date ou intervalle de temps. Tout cela est configuré à l'aide de la même logique de déclenchement et d'action.
Comment fonctionnent les règles et les ordres de Butler ?
Le point de départ pour créer une règle avec Butler est définir le déclencheurPar exemple, « lorsqu'une carte est déplacée vers la liste X » ou « lorsqu'une étiquette spécifique est ajoutée à une carte ». Une fois l'événement déterminé, vous décidez de ce que Butler doit faire ensuite, en enchaînant une ou plusieurs actions.
Par exemple, vous pouvez dire à Butler que Lorsqu'une carte est déplacée vers la liste « Terminé », archivez-la automatiquement.Ajoutez un commentaire avec un message standard et supprimez la date d'échéance. Ainsi, dès qu'une tâche est marquée comme terminée, Butler se charge de tout ranger et d'organiser automatiquement.
Une autre possibilité consiste à créer des boutons sur les cartes ou sur le plateau qui exécutent une séquence d'actions spécifiqueImaginez un bouton « Préparer pour examen » qui, lorsqu'on clique dessus, attribue la fiche à un responsable, la déplace dans la liste « En cours d'examen » et ajoute une liste de contrôle des étapes à suivre. En un seul clic, plusieurs étapes auparavant réalisées une par une peuvent être exécutées en une seule fois.
Butler permet également la planification actions périodiques ou basées sur une dateCela inclut des fonctionnalités telles que la vérification quotidienne des cartes expirées et leur déplacement vers une liste « Urgent », ou l'envoi d'un récapitulatif hebdomadaire sur un canal de communication, ainsi que l'intégration avec d'autres outils. Ces fonctionnalités permettent de suivre les tâches critiques et de maintenir un tableau de bord organisé avec un minimum d'effort.
Suggestions et limites automatiques de Butler selon le plan
Une autre fonctionnalité très intéressante de Butler est qu'il analyse votre utilisation de Trello et vous propose des suggestions. Suggestions d'automatisation basées sur les actions que vous répétez le plus fréquemmentPar exemple, si vous déplacez constamment des cartes vers une liste spécifique lorsque leur statut change, Butler peut vous recommander une règle pour automatiser ce processus.
Ces suggestions simplifient grandement la mise en place des automatisations, car Vous n'avez pas besoin de tout inventer à partir de zéro.Le système détecte lui-même les tendances et vous propose des options préconfigurées que vous n'avez plus qu'à adapter à votre convenance.
Concernant la disponibilité, les options de base de Butler sont accessibles à tous les utilisateurs de Trello, y compris ceux de la version gratuite. Cependant, les abonnements Business Class, Premium et Enterprise incluent… des fonctionnalités plus avancées, des limites d'utilisation plus élevées et un accès à des automatisations plus puissantesC'est important pour les équipes qui dépendent fortement de l'automatisation pour leurs opérations quotidiennes.
Extensions et connecteurs externes : Zapier, IFTTT et plus encore
Au-delà des Power-Ups et de Butler officiels, l'écosystème Trello s'étend grâce à des extensions de navigateur, des plugins spécifiques et des connecteurs comme Zapier et IFTTT. Ces outils permettent Automatisez la création et la mise à jour des cartes en fonction des événements survenus dans d'autres applications. que vous utilisez dans le cadre de votre travail.
Par exemple, vous pouvez configurer un flux de travail pour que chaque fois que vous recevez un e-mail avec un certain libellé dans Gmail, il génère une nouvelle carte sur un tableau Trello spécifiqueIl est également possible de créer automatiquement des cartes à partir de notes Evernote, de nouveaux événements Google Agenda ou de formulaires provenant d'autres plateformes.
Ces types d'intégrations font de Trello la plateforme centrale pour toutes les activités importantes de votre environnement numérique, éliminant ainsi le besoin d'intervention manuelle. Combiné à Butler et aux Power-Ups internes, Vous pouvez mettre en place un système d'automatisation très complet, adapté à la réalité de votre équipe..
Limitations de la version gratuite et avantages des formules payantes
L'utilisation de la version gratuite de Trello est largement suffisante pour commencer à expérimenter les automatisations et les Power-Ups, mais il est important d'être conscient de ses limitations. Comme mentionné précédemment, Un seul Power-Up actif est autorisé par carte. dans la formule gratuite, ce qui vous oblige à choisir soigneusement l'intégration la plus importante si vous ne souhaitez pas passer à une formule payante.
De plus, Butler a également Limites d'utilisation selon le type de compteCela concerne à la fois le nombre de commandes exécutables et le volume d'actions mensuelles. Pour un usage personnel ou les petites équipes avec peu d'automatisations, c'est généralement suffisant. En revanche, si votre équipe souhaite automatiser une grande partie de son flux de travail, vous devrez probablement envisager un abonnement payant.
Passer à un abonnement supérieur vous permet d'activer plusieurs Power-Ups par tableau, d'augmenter les limites de Butler, d'accéder à des vues supplémentaires (comme Chronologie, Tableau, Tableau de bord, etc.) et offre davantage d'options de gestion et de sécurité pour les entreprises. Pour les équipes qui utilisent fréquemment Trello, c'est l'option idéale. gestion de projet et coordination quotidienneCes petits plus peuvent faire toute la différence.
Comme vous pouvez le constater, avec Trello, Butler et les bons Power-Ups, vous pouvez transformer un simple plateau C'est une plateforme performante pour coordonner les équipes, automatiser les processus et centraliser l'information. Grâce à la combinaison de raccourcis, de recherche avancée, d'intégrations externes et de règles intelligentes, vous pouvez créer un environnement de travail où les tâches routinières sont gérées automatiquement, permettant ainsi à votre équipe de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Partagez ce guide et davantage d'utilisateurs découvriront Trello et Butler..
